[档案与信息]凌源市“三步走”提升干部数字化档案管理水平

文章来源: 作者: 发布时间:2018年02月01日 点击数:238 字号:

凌源市委组织部以打基础、强管理、重应用、促开发的干部档案工作思路,积极探索干部档案工作新举措,把握干部档案工作改革创新突破口,集中建设干部数字化档案库,进一步提升干部档案工作水平。

加强组织指导,做足前期准备,迈好数字化建设第一步

市委组织部制定了《干部档案数字化工作实施方案》,并成立了干部档案数字化工作领导小组,明确任务分工、细化时间安排、方法步骤和保障措施,强化监督检查,对数字化档案工作进行统筹推进。集中利用三个月时间,对干部档案进行重新审核整理,查疑补缺,规范材料,分类整理,共催收散件材料11400余份,清理不属归档件和重复件800多件,新换档案盒130多个,进一步完善了档案基础材料。投资13万元购置了干部电子档案管理系统、容灾备份软件、服务器、扫描仪、交换机等软件及设备,并邀请软件开发公司技术员亲自到我市进行系统安装、实践演练和操作培训,使档案工作人员全面掌握了软件操作技术,为开展干部档案数字化管理工作打下了坚实基础。

严格工作程序,扎实开展扫描任务,走稳数字化建设第二步

从基层单位抽调五批共计22名政治素质好、保密意识强、工作认真负责的党员干部,开展干部数字化档案库建设工作,对干部档案进行逐页扫描录入。明确每名工作人员的工作任务和工作职责,将干部档案的数字化处理过程分为核对、扫描、录入、二次校核四个工序,严把采集、录入、审核三关,以确保扫描信息准确无误。

严把采集关,实行档案扫描签字制度和扫描结果责任追究制度,要求每一名扫描人员在领取档案和送还档案时都要核准档案材料并履行签字程序,确保采集内容完整和原始档案安全。严把录入关,由档案录入人员对照原始档案逐页审核,及时发现采集过程中出现的缺页、目录与内容不符、扫描图片不清晰不完整等问题,并第一时间退回扫描人修改或补扫,避免因工作量大、忙中出错或工作人员责任心不强造成的错误。严把审核关,对数字档案的审核的工作贯穿整个数字化过程的始终,扫描前初审、扫描后复审、录入时检审、归档后抽查,通过层层审核把关、反复核对,确保扫描录入的干部档案准确无误。

目前,已全面完成2461卷在职干部档案的扫描录入工作,共扫描档案材料217900余份,约827300多页。所有市委组织部管理的在职干部档案都以不可修改的图片格式进行加密储存,有效避免了被涂抹、篡改等现象,保证了干部档案真实性和安全性。

建强管理制度,规范日常维护与利用,走实数字化建设第三步制定了《干部数字化档案管理制度》和《干部数字化档案查阅流程图》,全面实行数字化管档和阅档,指定专人负责数字化档案的管理、使用和维护,对数字化档案专用的服务器、计算机、扫描仪等硬件设施定期进行电路检查和卫生清理,禁止接入互联网及使用U盘、磁盘等移动存储设备,确保数字化档案信息的安全。同时要求新接收的干部档案或档案材料须经数字化扫描后方可归入档案库房,确保数字化档案与纸质档案的卷数一致、内容一致,保证了数字化档案的实用性。

充分发挥干部数字档案综合管理服务平台的阅档功能,在阅档室铺设了局域网,连接了四台可供远程阅档的专用电脑,查阅档案时只要在系统中直接搜索干部姓名并选定相应档案内容即可,工作效率明显提高。各单位人事工作人员申请阅档时,提交《干部人事档案查借阅审批表》,经过审批后,由档案管理人员授予相应权限,设定查询时间,在限制时间内可以查阅被授权的档案内容,有效避免了查阅到不相关内容的现象,进一步提高了档案信息的保密性。

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